Comment s'organiser pour l'envoi des colis

Comment je prépare seule des dizaines de colis par semaine – astuces d’organisation, outils et conseils e-commerce

Quand j’ai lancé ma boutique en ligne, je ne m’imaginais pas que la préparation des colis deviendrait une activité aussi intense… et aussi stratégique ! Aujourd’hui, je gère seule toutes les expéditions de ma marque food, et je peux vous dire que j’ai appris beaucoup de choses au fil des années.

Dans cet article, je vous partage mes astuces pour mieux vous organiser, les outils qui me font gagner un temps fou (comme Shopify et Sendcloud), les erreurs que j’ai faites au début et ce que j’aurais aimé savoir avant de me lancer.

Comment je m’organise pour préparer mes colis seule

Les sessions "colis"

Je ne prépare pas les commandes au fil de l’eau : je me bloque de vraies sessions "batch colis", plusieurs fois par semaine. Ça m’aide à rester concentrée et éviter les erreurs. Préparer un colis, c’est plus mental qu’on le croit : on veut faire plaisir, s’assurer de ne rien oublier, et garder une certaine cadence.

Astuce productivité : stabiloter les bons de commande

Je vous partage une astuce toute simple mais qui change tout : je stabilote les collections de produits sur mes bons de commandes. Par exemple, tous les granolas en rose, toutes les pâtes à tartiner en jaune. D’un coup d’œil, je vois ce que j’ai à préparer, et je minimise le risque d’erreur.

Automatiser ce qui peut l’être

Je vous recommande vraiment de centraliser vos flux e-commerce avec des outils comme Shopify pour les commandes, et Sendcloud pour la gestion des étiquettes et des transporteurs. Dès qu’une commande est validée, tout est déjà prêt pour l’impression de l’étiquette – et je peux me concentrer sur la préparation physique.

Le logiciel d’étiquetage que j’utilise : Sendcloud

J’utilise Sendcloud depuis mes tout débuts, et honnêtement, c’est l’un des meilleurs choix que j’ai faits pour gagner en fluidité.

Ce que j’aime particulièrement :

• La connexion directe avec Shopify : toutes mes commandes sont automatiquement importées. Je t'explique d'ailleurs tout dans cet articles sur les meilleurs solutions ecommerce et mes avis et conseils.
• Le choix du transporteur automatisé selon le poids, le pays ou les préférences du client (Colissimo, Mondial Relay, etc.).
• L’impression en masse des étiquettes d’expédition. En quelques clics, j’imprime toutes les commandes de la journée.
• L’envoi automatique du numéro de suivi à chaque client, ce qui évite les demandes par email.
• La gestion des retours simplifiée, avec une interface que je peux personnaliser à l’image de ma marque.

C’est un gain de temps énorme, surtout quand on est solo ! Et comme je l’utilise depuis des années, je peux confirmer que l’interface est stable, claire, et régulièrement mise à jour. Petit plus : leur service client est très réactif et toujours prêt à aider.

Imprimantes à étiquettes : mes recommandations

Pour imprimer mes étiquettes d’expédition, j’utilise une imprimante thermique, ce qui signifie qu’il n’y a pas besoin d’encre. C’est ultra rapide, économique à long terme, et ça imprime sur des rouleaux d’étiquettes autocollantes prêts à coller.

Mon modèle actuel : Dymo 4XL

C’est l’un des modèles les plus populaires pour les petites entreprises. Elle est compatible avec Sendcloud et Shopify, facile à installer et robuste. J’utilise des étiquettes 10x15 cm qui sont parfaitement adaptées pour les envois Colissimo et Mondial Relay.

Autres modèles à considérer :

• Zebra GK420D : très utilisée par les pros, elle est rapide, fiable, mais un peu plus technique à configurer.
• Brother QL-1100 : compacte, silencieuse et simple à prendre en main.

Pensez aussi à prévoir un bon stock de rouleaux compatibles, ça part vite quand on envoie beaucoup de colis.

Bien choisir ses cartons selon ses produits

Le choix du carton peut sembler anodin, mais il fait une vraie différence sur le coût d’envoi, la présentation du colis et surtout la protection des produits. Avec le temps, j’ai ajusté mes formats en fonction de mes produits phares pour optimiser à la fois l’espace et les frais de port.

Voici comment je procède :

• Petits cartons pour 1 ou 2 produits (ex : une pâte à tartiner seule ou un petit granola).
• Format moyen pour 3-4 produits, qui est le plus utilisé chez moi.
• Grands cartons pour les coffrets ou les commandes groupées.

Je choisis des cartons ajustés à la taille de mes produits pour limiter le besoin de calage et éviter les produits qui bougent ou s’écrasent pendant le transport. Je commande aussi mes cartons en gros pour bénéficier de tarifs plus avantageux.

Astuce : pensez à mesurer vos produits une fois emballés pour choisir la taille la plus efficace. Et testez vos formats avec vos transporteurs, car certains seuils de dimensions font vite grimper les prix.

Ce que je n’avais pas anticipé quand j’ai commencé

Quand j’ai lancé ma boutique, je ne mesurais pas :

• Le volume de stockage nécessaire juste pour les cartons, papiers, chips de calage, stickers, etc.

• Le temps mental que demande la préparation de commandes : il ne suffit pas d’avoir le bon produit, il faut aussi gérer la logistique, garder la tête froide et faire preuve de méthode, surtout en période de rush.

• L’importance d’avoir une zone dédiée bien organisée, avec un vrai poste d’emballage : j’ai longtemps emballé sur un coin de table, avant de comprendre qu’un vrai plan de travail change tout en termes d’efficacité et de confort.

• Le bruit et l’usure du matériel : cutter, balance, ruban adhésif, rouleaux... tout ça s’use vite et il faut penser à renouveler ou avoir du backup.

• Le coût caché des fournitures : au début, j’achetais des cartons et du calage à l’unité. Aujourd’hui, j’anticipe et je commande en gros, ce qui permet d’économiser beaucoup sur le long terme.

• La gestion des pics de commandes : Noël, soldes, fêtes… ça peut très vite devenir un marathon. Il faut savoir s’organiser, préparer des stocks d’avance, et parfois demander de l’aide ponctuellement.

Et aussi : l’importance du suivi client après l’envoi

Une fois le colis expédié, le travail ne s’arrête pas là. J’ai appris qu’une bonne expérience post-achat est essentielle pour fidéliser. Voici ce que je fais :

• J’automatise l’envoi des numéros de suivi avec Sendcloud.

• J’envoie un petit mail ou message automatique pour remercier et rappeler que je suis dispo s’il y a un souci.

• Je glisse une petite carte manuscrite ou une fiche recette dans chaque commande – c’est ce genre de détail qui crée du lien.

Bonus : ma check-list "packing" en solo

Je vous prépare un petit template à télécharger très bientôt avec :

• Ma checklist colis
• Un organisateur de session batch
• Mes étiquettes personnalisées à coller sur les paquets

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Conclusion

Préparer des colis seule, c’est tout à fait faisable… à condition d’être bien organisée, bien équipée, et de ne pas se laisser submerger. J’espère que mes conseils t’auront aidé(e), et si tu as des questions ou que tu veux partager tes propres astuces, n’hésite pas à laisser un commentaire !

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